Með meðfædda skipulagshæfileika

Virpi skoðar dagatal frá Í boði náttúrunnar

Hin finnska Virpi Jokinen heimsótti Ísland fyrir 27 árum síðan, þá aðeins 21 árs gömul, og hefur ekki enn séð ástæðu til að snúa aftur til heimalandsins. Í dag á hún sína litlu fjölskyldu á Íslandi og starfsferil þar sem skipulagshæfileikar hennar fá að njóta sín.

Í öllum þeim störfum sem hún hef unnið í gegnum tíðina hefur hún endað í skipulagshlutverki og síðast sem skipulagsstjóri hjá Íslensku óperunni. Einn daginn áttaði hún sig á því að starfsheitið Professional Organizer væri til um allan heim, fór í framhaldinu í skipuleggendanám í Helsinki og er líklega fyrsti vottaði skipuleggjandinn á Íslandi. Í dag á hún og rekur fyrirtækið Á réttri hillu.

„Ég vel það sem ég ákveð að gefa tíma minn, eða lífsmínútur í.“

Hvað notar þú til að skipuleggja þig?

Ég nota þrennt þegar kemur að því að skipuleggja líf mitt og starf. Bók til að skrifa niður hugleiðingar, dagbók og fjölskyldudagatal. Þegar kemur að skipulagi þá vil ég hafa þessa hluti á pappír. Ég hef prófað að vera með tímaskipulag í rafrænu formi en það hentaði mér ekki. Tilgangur dagatals eða dagbókar er að mínu mati ekki eingöngu að setja inn hluti sem við þurfum að muna eftir og tengjast oft skyldum og verkefnum. Mér finnst jafn mikilvægt að hugsa vel út í það hvað ég set inn í dagbókina mína. Ég vel það sem ég ákveð að gefa tíma minn, eða lífsmínútur í. Áður en ég tek frá tíma spyr ég mig t.d.: Er ég að taka að mér hlutverk sem ég vil ekki taka að mér? Gefur þetta mér lífshamingju eða nærir mig? Svo tek ég út það sem þjónar mér ekki.

„Lituðu pennanna nota ég til að fá betri yfirsýn.“

Ertu með einhverja rútínu í kringum skipulagið?

Já, ég byrja á því á morgnana að skrifa niður hugleiðingar mínar í ó-línustrikaða bók. Þar skrifa ég t.d. niður það sem truflaði mig í gær og það sem er mikilvægt að fókusera á í dag. Þessi skrif eru nátengd dagbókinni minni en í hana set ég niður það sem ég ákveð að gera og hvenær. Ég geri kassa með lituðum pennum utan um þann tíma sem ég er upptekin. Ef það er eitthvað sem er ekki alveg ákveðið, þá fer það inn með blýanti svo hægt sé að færa það til. Svona sé ég sjónrænt hvernig tími minn fyllist. Lituðu pennanna nota ég til að fá betri yfirsýn. Verkefnin sem ég vinn fyrir viðskiptavini set ég t.d. í bláan kassa. Það hjálpar mér að halda góðri yfirsýn yfir dreifingu verkefnanna enda vil ég ekki bóka mig of þétt. Ég set einnig inn í dagskrána það sem mér finnst mikilvægt, eins og daglega útiveru og samskipti við vini, sem fær appelsínugulan lit. Þegar ég svo lít yfir opnuna í dagbókinni þá er auðvelt að sjá jafnvægið á milli skyldna og nærandi verkefna þá vikuna.

„Hlutverk dagbókarinnar er ekki síður að geta litið til baka og hjálpað manni að rifja upp hvað gekk vel og hverju ég áorkaði.“

Hvernig lítur draumadagbókin út?

Dagbækur mega ekki vera skyldu áfylling. Þær mega ekki láta manni líða eins og maður sé einskis virði ef það stendur ekkert í dagbókinni. Mér finnst gott að hafa aukapláss á opnunni til að nýta eins og mér dettur í hug hverju sinni. Stundum nota ég tilbúna fídúsa úr dagbókinni en oft breyti ég ákveðnum plássum í eitthvað annað sem hentar mér. Svo er ég með einn „To do“ lista fyrir hverja viku þar sem allt sem tengist fjölskyldunni fer neðst á listann og það sem tengist vinnunni set ég efst á listann. Svo strika ég yfir verkefnin þegar ég hef klárað þau. Stundum fletti ég aftur um 2–3 vikur til að kanna hvort ég hafi ekki náð að klára allt. Það lætur mér líða vel að sjá að ég hef klárað það sem ég hef ætlað mér að gera, þó það sé aðeins seinna en til stóð. Hlutverk dagbókarinnar er ekki síður að geta litið til baka og hjálpað manni að rifja upp hvað gekk vel og hverju ég áorkaði, í staðinn fyrir að einblína bara á verkefnalistann og allt það sem ég á eftir að gera.

Segðu okkur frá fjölskyldudagatalinu

Við erum með A3-blað á ísskápnum þar sem ég teikna upp mánuðinn. Megin tilgangurinn með þessu dagatali er að gera börnin sjálfstæð. Þau geta alltaf litið á blaðið og séð hvenær þau eiga að vera á æfingum, fara til tannlæknis, fara í afmæli og annað sem við viljum að þau viti af. Þetta hef ég gert í átta ár eða frá því að sonur minn fæddist. Ég hef geymt öll blöðin og er hægt að sjá þroska þeirra í gegnum teikningarnar þeirra á dagatalinu. Ég fletti í gegnum þetta í morgun fyrir samtalið okkar og það hreyfði við mér að sjá allt það sem við höfum gert saman á þessum árum. Mér fannst ég bara hafa staðið mig nokkuð vel. Þetta eru dýrmætar minningar. Á meðan ég nenni þessu geri ég það og ég hvet þau til þess að taka þátt í að fylla inn í mánuðinn með myndum sem þau gera oft. En það er engin kvöð. Ég bað t.d. dóttur mína 11 ára að teikna jólin inn og var hún til í það og bætti áramótunum við líka. Um daginn var ég ekki búin að setja nýjan mánuð á ísskápinn og þá fékk ég spurninguna um morgunverðarborðið „ætlarðu ekki að gera nýjan mánuð mamma?“. Þannig að það er greinilega enn þörf hjá þeim að halda áfram þessari hefð.

„ Dýrmætar umræður geta skapast í kringum væntanleg ferðalög“

Hvernig myndir þú nýta árs-veggdagatal Í boði náttúrunnar?

Staðsetningin á slíku dagatali skiptir máli og ef það er notað fyrir fjölskylduna þá er mikilvægt að hafa það t.d. inni í eldhúsi þar sem við komum öll saman. Ég myndi hafa það uppi á vegg og setja á það viðburði sem ég eða fjölskyldan getur hlakkað til. Það er mikilvægt að geta hlakkað til þess sem framundan er og kenna líka börnunum á tímann í leiðinni. Dýrmætar umræður geta t.d. skapast í kringum væntanleg ferðalög og hægt að nota tækifærið til að rifja upp aðrar góðar minningar. Þetta gefur börnunum einnig tækifæri til að taka þátt í skipulaginu. Ég myndi alltaf hafa þetta á jákvæðum nótum og ekki fylla of mikið inn því auðu dagarnir eru ekki síður dýrmætir.

Sjá nánar um Virpi á vefsíðunni hennar Á réttri hillu.

Hér er hægt að kaupa DAGATALIÐ 2021

DAGATALIÐ 2021 er prentað á gæðapappír í umhverfisvottaðri prentsmiðju á Íslandi.
STÆRÐIR: 50 x 40 cm og 125 x 100 cm
VERÐ: frá 2.900 – 9.900 kr.